Reisekostenzuschüsse

Bitte beachten Sie bei der Planung und Beantragung Ihrer Reise:

• Um die Reisekosten Ihrer Dienstreise im Ausland vollständig abrechnen zu können, dürfen Sie Ihren Aufenthalt vor Ort gemäß dem Sächsischen Reisekostengesetz um maximal fünf Tage verlängern. Bei einem privaten Aufenthalt mit einer Dauer von mehr als fünf Tagen werden als Fahrt- und Flugkostenerstattung sowie Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nur die Kosten erstattet, die am Geschäftsort und zwischen mehreren Geschäftsorten entstanden sind.
• Bei Reisen innerhalb Deutschlands hat die Dauer des Privataufenthalts keinen Einfluss auf die Reisekostenerstattung. Unabhängig von der Dauer des privaten Aufenthalts wird die Reisekostenvergütung so gewährt, als wenn nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.
• Vor Reiseantritt muss ein Dienstreiseantrag von Ihrer/Ihrem Betreuer:in unterschrieben und an Ihrer Fakultät oder Ihrem Institut eingereicht werden.
• Die im Reisekostenantrag aufgeführten erwartbaren Kosten für den Transport und die Übernachtungen müssen verhältnismäßig für die Strecke und den Zielort sein.
• Wir bitten Sie, bei der Wahl Ihres Transportmittels und Ihrer Reiseroute im Sinne der Nachhaltigkeit zu handeln.

Bevor Sie einen Antrag auf Reisekostenzuschuss stellen, müssen Sie sich als Mitglied in der Graduiertenakademie Leipzig anmelden. Die Beantragung eines Reisekostenzuschusses umfasst die folgenden Schritte: 

1. Laden Sie sich den Antrag auf Reisekostenzuschuss herunter und füllen diesen vollständig aus. Wir akzeptieren nur vollständig ausgefüllte Anträge. Der Antrag muss durch Sie und ihre:n Betreuer:in unterschrieben werden. Sollten Sie sich bei einigen Angaben unsicher sein, kontaktieren Sie vorab Isabel Holzke.
2. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag mit den Anlagen (z. B. Annahme Abstract, Poster) fristgerecht per E-Mail ein. Eine Einreichung ist auch ohne vorliegende Annahmebestätigung möglich, um die Frist einzuhalten. Die erforderlichen Unterlagen können nachgereicht werden.
3. Wir melden uns schnellstmöglich mit der Förderentscheidung zurück.
4. Bitte bewahren Sie das Original des Antrags auf Reisekostenzuschuss inklusive aller Anlagen für die Abrechnung auf.

• Bei der Abrechnung von Reisekosten sind die rechtlichen Grundlagen der Universität Leipzig zu beachten.
  Bitte beachten Sie bei der Abrechnung die jeweilige Personengruppe: Beschäftigte sowie Personen mit Honorar- oder Werkvertrag an der Universität Leipzig mit gesetzlichem oder vertraglichem Anspruch reichen einen Dienstreiseantrag und die Reisekostenabrechnung ein. Personen ohne diesen Anspruch füllen zusätzlich zur Abrechnung das Formular für externe Teilnehmer zur Reisekostenerstattung aus. Ein Dienstreiseantrag ist nicht nötig.
• Die Abrechnung Ihres Reisekostenzuschusses kann auf folgende Arten erfolgen:
  • Variante 1: Zuschüsse aus mehreren Quellen
    Sie erhalten außer dem Zuschuss über die Graduiertenakademie noch weitere Zuschüsse (z. B. über die Fakultät, Graduiertenprogramm etc.). Wenn dem so ist, bitten wir Sie bei der zuständigen Person (Sekretariat, verantwortliche:r Sachbearbeiter:in) anzuregen, dass zunächst die Abrechnung der Dienstreise als Ganzes vorgenommen wird. Durch eine interne Umbuchung überweist die Graduiertenakademie die zugesagten Mittel dann der Fakultät, dem Graduiertenprogramm etc.
  • Variante 2: Zuschuss nur von der Graduiertenakademie
    Sie erhalten keine weitere Finanzierung für Ihre Reise. In diesem Fall benötigen wir alle Reiseunterlagen im Original (z. B. Hotelrechnungen, Tickets) inkl. Ihres Dienstreiseantrages und die Reisekostenabrechnung sowie ggf. weiterer Formulare (z. B. Anerkennung erhöhter Übernachtungskosten). Die eingereichten Unterlagen schicken wir an den zentralen Servicebereich Reisekosten der Universität Leipzig. Dort werden die Gesamtkosten der Reise ermittelt. Auf Basis dieser Bearbeitung zahlen wir im Anschluss den Reisekostenzuschuss direkt an Sie aus.

Variante 3: Erstattung einer Teilnahmegebühr ohne Reisekosten

Es handelt sich um die Erstattung einer Teilnahmegebühr (ohne Reisekosten) z. B. für digitale Veranstaltungen. Senden Sie uns in diesem Fall die Originalrechnung, einen Zahlungsnachweis in Kopie und den ausgefüllten Antrag auf Auslagenrückerstattung ausgefüllt zu. Die Felder „Kostenerstattung über Kostenstelle / Projekt-Nr:“ und „Angaben durch Fakultät/Institut“ werden von uns ausgefüllt. 

• Ich bin Mitglied in einem strukturierten Promotionsprogramm, das auch Gelder für Reisen zu internationalen Konferenzen bereit stellt. Wo soll ich zuerst nach Reisekostenzuschüssen anfragen?

Da die Graduiertenakademie nur über begrenzte finanzielle Mittel verfügt, sind Mitglieder strukturierter Promotionsprogramme angehalten, zunächst bei ihrem Programm die finanzielle Unterstützung zu eruieren. So ermöglichen Sie mehr Promovierenden, die nicht auf diese Möglichkeit zurückgreifen können, ebenfalls Reisekostenzuschüsse zu erhalten.

 

• Ich erhalte finanzielle Unterstützung für meine Reise von meiner Graduiertenschule oder einem anderen Fördermittelgeber. Kann ich trotzdem bei der Graduiertenakademie einen Reisekostenantrag stellen?

Ja, da die Graduiertenakademie nur maximal die Hälfte Ihrer Reisekosten übernimmt, können Sie trotzdem einen Antrag stellen. Sollten Sie bereits mehr als die Hälfte Ihrer Reisekosten von anderen Fördermittelgebern erhalten, besteht die Möglichkeit, dass wir die verbleibenden Kosten übernehmen.

 

• Ich möchte bereits eine Woche vor Konferenzbeginn an den Zielort reisen. Werde ich trotzdem gefördert?

Ja,  in diesem Fall werden alle zusätzlich entstehenden Kosten übernommen, die Ihnen für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehen. Konkret bedeutet dies, dass die An- und Abreise nicht finanziert wird sowie alle aus der Privatreise entstehenden Kosten.

 

• Wird die Verpflegung während meiner Reise übernommen?

Nein, wir stellen kein Tagegeld zur Verfügung.

 

• Übernimmt die Graduiertenakademie auch Kosten für die Antragsstellung eines Visums?

Ja, falls ein Visum für Ihre Forschungsreise zwingend notwendig ist, bezuschussen wir die Kosten ebenfalls mit bis zu 50 %.

 

• Die Konferenz findet digital statt. Kann ich trotzdem Teilnahmegebühren beantragen?

Ja, auch hier werden bis zu 50 % der Kosten von uns übernommen, wenn alle Bedingungen einer Förderung erfüllt sind.

 

• Wann kann ich mit der Erstattung meiner Reisekosten rechnen, nachdem ich die Reise korrekt abgerechnet habe?

Die Bearbeitungszeiten variieren und können ein bis mehrere Monate dauern. Wir bitten um Verständnis.